Stunden rein,
Rechnung raus.
BillMyTime ist ein Clockify-Add-on, das genehmigte Stunden in etwa zehn Sekunden in ein standardisiertes, mehrwährungsfähiges und steuerfertiges PDF verwandelt. Wir haben es mit dem Team von cake.com gebaut, und es ist heute im Clockify-Marketplace.
BillMyTime ist kein eigenes Produkt. Es wird in den Clockify-Workspace installiert, den Ihr Team ohnehin nutzt: keine zweite Anwendung, keine Daten zum Abgleichen.
Keine gleicht
der anderen.
Agenturen haben einen sauberen Prozess, um ihren eigenen Kunden zu fakturieren. Rechnungen von Freelancern zu erhalten ist das Gegenteil, und es landet jeden Monat auf jemandes Schreibtisch.
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Stunden von Hand abgetippt
Die Zeit ist in Clockify bereits genehmigt. Trotzdem wird sie in ein Word-Dokument kopiert, und genau dort entsteht der erste Übertragungsfehler des Monats.
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Wechselkurse aus dem Suchfeld
Ein Freelancer stellt in USD, die Agentur zahlt in EUR, und der Kurs stammt aus dem, was eine Suche an jenem Nachmittag lieferte. Später kann niemand die Zahl nachvollziehen.
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Steuern pro Person gelöst
USt. hier, Quellensteuer dort, GST woanders. Jeder Freelancer löst es auf eigene Weise, und die Agentur erbt alle Auslegungen.
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Zehn Formate für zehn Personen
Jedes PDF hat sein eigenes Layout, seine eigenen Feldnamen und seine eigene Vorstellung von einer Position. Sie abzugleichen ist eine monatliche Steuer auf das Finanzteam.
Der ganze Monat,
von Anfang bis Ende.
Aufgenommen in einem echten Clockify-Workspace mit Demodaten. Die Administration richtet einmal ein; der Freelancer durchläuft den Zyklus jeden Monat.
Von Anfang bis Ende, in einem Durchgang
Von einem leeren Einstellungs-Tab zu einem fertigen PDF mit Stunden, Auslagen, USt. und Quellensteuer.
Wenn Sie nur einen ansehen, dann diesen: vom leeren Add-on zur fertigen Rechnung, ohne Schnitt.
0:41Für die Workspace-Administration
Einmal eingerichtet, dann bleibt es im Hintergrund.
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Firmendaten einmal hinterlegen
0:15Firmenname, Steuernummer und Adresse werden auf Workspace-Ebene erfasst. Jede Rechnung wird automatisch an sie adressiert.
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Den Monat genehmigen
0:16Nur genehmigte Zeit kann fakturiert werden. Eine Prüfung sperrt die Stunden, und die Rechnung kann nur dem entsprechen, was freigegeben wurde.
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Erstattungsfähige Auslagen aktivieren
0:09Ein Schalter, und genehmigte abrechenbare Auslagen erscheinen neben den Stunden auf den Rechnungen.
Für den Freelancer
Der monatliche Zyklus, in der Reihenfolge, in der er abläuft.
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Rechnungsdaten hinterlegen
0:48Name, Steuernummer, Zahlungsdaten, Stundensatz, Währung, Nummernkreis und Steuerregeln. Einmal gesetzt, von jeder künftigen Rechnung übernommen.
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Die Zeiterfassung einreichen
0:18Eine gewöhnliche Clockify-Zeiterfassung, zur Genehmigung eingereicht. Kein zweites Werkzeug zu lernen, kein zweiter Ort für die Zeiterfassung.
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Die Rechnung erzeugen
0:27Monat wählen, Vorschau laden, PDF herunterladen. Stunden, Sätze, Währungsumrechnung und Steuern sind bereits berechnet.
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Auslagen zur Rechnung hinzufügen
0:28Genehmigte Auslagen erscheinen als Checkliste. Was diesen Monat nicht abgerechnet werden soll, wird abgewählt, und die Summen folgen.
Ein Format,
alle Freelancer.
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Zehn Sekunden, kein Abend
Die Rechnung entsteht aus genehmigter und abrechenbarer Clockify-Zeit. Nichts wird abgetippt, also wird nichts vertippt.
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Echte Wechselkurse
Die Umrechnung nutzt EZB-Kurse in Echtzeit, und der angewandte Kurs steht mit Datum auf der Rechnung. Die Zahl ist auch sechs Monate später nachvollziehbar.
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Steuern, die schon berechnet sind
USt., GST und Quellensteuer werden je Freelancer einmal konfiguriert und in der richtigen Reihenfolge angewandt: erst zum Zwischenbetrag addiert, dann abgezogen.
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Auslagen auf demselben Dokument
Genehmigte erstattungsfähige Auslagen erscheinen in einem eigenen Abschnitt mit Datum, Kategorie und Notiz. Ein Dokument deckt Zeit und Ausgaben ab.
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Fortlaufende Nummern je Freelancer
Jeder Freelancer erhält ein Präfix und einen Zähler, sodass die Rechnungsnummern lückenlos und vorhersehbar sind, wonach Finanzbehörden fragen.
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Rechnungsempfänger von der Administration gesetzt
Die Firmendaten stammen aus den Workspace-Einstellungen, nicht von der Person, die das Formular ausfüllt. Jede Rechnung ist identisch adressiert.
hat das gebaut mit 
BillMyTime entstand aus einer Partnerschaft mit dem Team von cake.com, den Machern von Clockify. Wir haben es als deren Add-on entworfen und ausgeliefert; es ist im Marketplace und wird von uns betreut.
Die vollständige Fallstudie lesen →BillMyTime hat eine eigene Website
Preise, Dokumentation und Installation liegen auf der Produktseite. Diese Seite ist die Kurzfassung dessen, was es ist und wie es entstand.
Fragen zum Add-on gehen an [email protected] und erreichen uns direkt.
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